3 tips para disminuir el uso de papel en instituciones públicas

Por Mario Guerrero el 20-mar-2018 10:00:00

 3 tips para disminuir el uso de papel en instituciones públicas

Día a día se consume papel en las oficinas, sin tomar en cuenta el gran gasto que esto supone durante todo un año, además del increíble daño al medio ambiente. Según Mongabay, una web orientada al cuidado ambiental, indicó que actualmente se talan más de 15 mil millones de árboles cada año. Contrarrestar esto no es imposible, pues la tecnología ha avanzado lo suficiente como para poder reemplazar el uso del papel en la oficina.

Eliminar el uso del papel en su organización o institución pública puede generar grandes beneficios en el desempeño de las labores y/o requerimientos cotidianos.

  • Incrementar la velocidad del tiempo de respuesta ante trámites ciudadanos.
  • Evitar los cuellos de botella.
  • Eliminar el extravío de documentos.
  • Reducción de costes.

Teniendo esto en cuenta, es posible observar de manera más clara la importancia de disminuir el uso del papel ¿cierto?  Sin embargo, es bien sabido que no es sencillo modificar los hábitos de una persona, mucho menos lo será para toda una organización, por lo tanto, es primordial comenzar de a poco.

Siguiendo estos esenciales tips, podrá disminuir gradualmente el uso del papel en su institución pública. La idea es eliminar la dependencia del papel y hacer más tangible para los miembros de su organización los beneficios de la digitalización de documentos:

Modern green technology for ecology protection illustration

  1. Uso masivo del correo electrónico

Organice en una nómina, el correo electrónico de todos los miembros de su empresa y en lugar de sacar fotocopias, impresiones y/o fax, envíe la documentación por la vía electrónica.

  1. Imprimir únicamente lo necesario

Durante el proceso de modificación y adaptación, no se podrá eliminar el papel de manera inmediata. Sin embargo, procure imprimir sólo lo que sea estrictamente necesario.

  1. Utilizar un organizador de tareas online

En vez de llenar carteleras con los requerimientos pendientes, o los proyectos en proceso, es mucho más sencillo utilizar una aplicación para gestionar las tareas de su empresa, como Planner, Trello, Todoist, entre otros.

Luego de haber creado consciencia en sus trabajadores, y de haberles entrenado en el uso de la tecnología para reemplazar el papel, es momento de comenzar a utilizar plataformas tecnológicas especializadas para agilizar el trabajo de oficina.

Lea también: ¿Cómo mejorar la gestión documental de una institución pública?

En tal sentido, la clave para optimizar los procesos y servicios de instituciones públicas y proyectos de infraestructura radica en la disminución y/o reemplazo definitivo del uso del papel por un software de gestión pública, especialmente diseñado para almacenar los datos y documentación en un solo lugar, en total seguridad.

Si le interesa conocer más sobre cómo se puede aprovechar la tecnología para disminuir el uso del papel en empresas públicas u organizaciones gubernamentales, le invitamos a descargar el whitepaper: 5 claves para optimizar la gestión documental de instituciones públicas y proyectos de infraestructura, donde encontrará los mejores consejos para agilizar la gestión pública.

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