¿Cómo saber si tu oficina necesita un software de gestión documental?

Por Karel Gomez el 28-jun-2018 10:00:00

¿Cómo saber si tu oficina necesita un software de gestión documental

Toda empresa depende de los datos e información que ésta almacena. Pero ¿pueden tus empleados localizar la información fácilmente? Ese es uno de los principales problemas de empresas públicas e instituciones gubernamentales, pues cuentan con muchísimos documentos, que necesitan utilizar diariamente, pero el proceso para localizarlos no es el más innovador.

Hoy en día, en la mayoría de las empresas, los documentos son almacenados en una variedad de lugares: redes,  discos duros de computadoras personales, CD, archivos comprimidos,  gabinetes de archivos y escritorios. Y lo que más complica toda esta situación es que las personas que necesitan el acceso a estos documentos también suelen estar situadas en diferentes lugares.

En una oficina con estas características, es evidente que se presentarán problemas tales como:

  • Falta de productividad.
  • Extravío de documentos.
  • Cuellos de botella.
  • Exceso de gastos en papelería.
  • Retraso en la gestión de trámites.

En este sentido, es importante tener en cuenta que, el único modo de resolver estos problemas es optando por la innovación, y probablemente te estarás preguntando, ¿cómo puedo hacerlo?, pues, comenzando a almacenar los datos e información, en un sólo lugar de fácil acceso para todos.

Esto es posible digitalizando nuestra información en un software de gestión documental, esta es la mejor manera de organizar nuestros datos con tecnología.´

Un sistema efectivo de gestión documental ayuda a las instituciones públicas a estar mejor organizadas, facilitando la gestión de archivos, intercambio y seguridad de la información.

En consonancia con lo anterior, cabe destacar que un sistema de gestión documental incluye medidas de seguridad para asegurar que sólo los usuarios autorizados tengan acceso. Estas medidas determinan quienes pueden leer qué documentos, y que acciones o modificaciones pueden tomar o hacer. Bastante interesante ¿no?

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Los archivos digitales tienen una funcionalidad que no tiene los archivos impresos: con un sistema de gestión documental instalado, múltiples personas (incluso aquellas que trabajan desde oficinas domesticas o en el campo) pueden acceder y trabajar simultáneamente con los archivos.

Mejorar la gestión de trámites ciudadanos es otro derivado importante. Los archivos están al alcance de las manos de los empleados, por lo que, las solicitudes del público pueden trabajarse de forma más eficiente y efectiva. También puede existir ahorros en los gastos de impresión y fotocopiado, y menos necesidad de espacio de almacenamiento tanto interno como externo.

Entonces, teniendo en cuenta estos factores, adoptar un software de gestión pública será una gran decisión para tu institución, no sólo para incrementar la productividad entre los empleados, sino para satisfacer las necesidades de los ciudadanos generando así mayor bienestar en la sociedad, que es el principal deber de las instituciones gubernamentales.

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