¿Oficina digitalizada u oficina sin papeles?

Por Mario Guerrero el 15-nov-2018 10:00:00

¿Oficina digitalizada u oficina sin papeles?

Los especialistas aseguran que el 80% de los negocios está intentando hacer la transición de la oficina analógica, llena de papeles y pesados archivos físicos,  a la   digital.

Pero un concepto erróneo es que las oficinas sin papeles o electrónicas, oficinas digitales y oficinas virtuales son lo mismo.

Hace muchos años que la vieja tecnología analógica ha salido de las oficinas y muchos no reconocen ya las herramientas que hace apenas 20 años eran esenciales para la empresa.

Pero hay algo que sigue atando nuestras oficinas al pasado: los papeles.

Altos costos

Ya los papeles no salen de máquinas de escribir o de fotocopiadoras analógicas pero, de todos modos, siguen estando por toda la oficina.

Es que desde el intercambio de documentos hasta las contrataciones y pagos, las empresas han integrado fácilmente las computadoras y sus procesos digitales, pero aun así la mayoría depende del papel todavía.

Y esto es costoso.

Según  CompTIA, en los Estados Unidos las empresas gastan hasta  120 mil millones de dólares en formularios impresos anualmente. Cada empleado usa unas  10.000 hojas de papel.

El costo económico y ecológico es evidente. Además del ahorro y la sustentabilidad, una oficina sin papel, completamente funciona de forma mucho más eficiente y ofrece operaciones más claras, y mejores organizaciones.

Oficina digital, oficina electrónica, oficina virtual

En realidad no existen simplemente oficinas con papeles o sin papeles, analógicas o digitales, se trata de todo un espectro que inicia en la oficina digitalizada y termina en la completamente virtual.

  • La oficina digitalizada todavía depende del papel para sus operaciones, sus flujos de trabajo pasan por ellos.
  • En la oficina electrónica o sin papeles desde solicitudes de vacaciones hasta documentos de clientes, todos los flujos de trabajos son resueltos electrónicamente.
  • En la oficina virtual ya ni siquiera hace falta un espacio físico, una localización, para la empresa. Esta funciona completamente en línea donde quiera que los empleados y clientes se conecten.

Como no todas las empresas pueden o quieren virtualizarse del todo  veamos cómo se logra establecer una oficina electrónica.

Oficina Digitalizada

Un signo común de una oficina que todavía depende de procesos analógicos es que usa componentes electrónicos para parte de un proceso, pero papel para otros.

Por ejemplo: los contratos  y otros documentos son  compartidos inicialmente a través de correo electrónico pero tienen que ser  impresos para su firma, y luego subidos y compartidos nuevamente de forma digital.

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Estos son síntomas claros de que tenemos una  oficina digitalizada pero no electrónica:

  • Los empleados usan las impresoras periódicamente. Tienen que hacerlo.
    • Documentos en papel son escaneados para poder ser enviados por correo electrónico.
    • Los documentos son impresos para poder ser firmados, luego son escaneados para enviarlos electrónicamente.
    • Los procesos demandan el llenar y almacenar  papeles.

Oficina electrónica o sin papel

La búsqueda de la automatización ha sido una fuerza importante detrás del empuje de la oficina electrónica. Solo es posible automatizar la oficina en la medida en que se la virtualizaSegún los expertos un   84%  de los  documentos electrónicos son firmados en menos de un día gracias a la automatización.

Estos son tres síntomas claros de que ya tenemos una oficina electrónica:

  • Se almacenan solo documentos electrónicos.
    • El llenado y la gestión del documento  son completamente  electrónicos.
    • La solicitud y firma de documentos también se hace electrónicamente.

Eliminando los papeles

La oficina electrónica requiere entonces no tener que usar los papeles nunca en ningún departamento de la compañía. Gracias a las aplicaciones basadas en la nube y las soluciones de flujos de trabajo que permiten, un gran número de  compañías tienen la opción de establecer procesos sin papel.

 Pero es común que estos tipos de flujos de trabajos completamente electrónicos sean confinados  a un departamento, y no  establecidos a través de toda empresa.

Hay  soluciones para las firmas y almacenajes electrónicos, gestión de documentos y automatización de flujos que ofrecen digitalización que atraviesa  la compañía entera.  Al emplear estas soluciones y cambiar su modelo  las empresas no solo están adoptando nuevas tecnologías y soluciones para eliminar el papel sino estableciendo mejores prácticas que abarcan a  toda la empresa.

Por eso los  responsables deben asegurarse que los productos que mejoren los flujos de trabajos digitales puedan funcionar completamente sin pasar por el papel dentro de cada departamento y circular por toda la empresa sin que haga falta imprimir.

En la medida en que  más y más empresas comienzan su transformación hacia un modelo completamente electrónico, para mantener la competitividad es importante entender el proceso necesario para tener una verdadera "oficina sin papel".

Es que sin métodos que incrementen la eficiencia, la organización y el ahorro de dinero, las compañías no cosecharán los beneficios de un cambio de lo analógico a lo digital.

En lugar de eso, una transformación costará dinero y recursos sin generar mucho cambio en las empresas.

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