Sistema de gestión documental ODHIN

 para el control de la gestión  de instituciones, organizaciones y proyectos públicos

Odhin Gestion Documental y administración publica

Las sociedades se mueven al son de la tecnología,  los ciudadanos y habitantes demandan a los gobiernos servicios más ágiles y eficientes en tiempo real.

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Los datos arrojados por el Banco Mundial indican que sólo en el 2017 el préstamo por ejecución para la empresa pública mundial sobrepasó los 12 mil millones de dólares, una cifra bastante alarmante ¿no? Además, gran parte de este dinero está asociado a costos en papelería, impresiones, fotocopias, entre otros problemas identificados como:

  • Retraso en los trámites ciudadanos.
  • Cuellos de botella. 
  • Falta de visión en la trazabilidad del flujo de los trámites.
  • Altos gastos de consumibles.
  • La no estandarización de estilos y formatos de documentos oficiales. 
  • Retraso en la búsqueda de asuntos o temas del acervo documental. 

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En pleno siglo XXI, es obligatorio dar lugar a la innovación y la tecnologia para garantizar servicios optimizados, ágiles y seguros, pero ¿cómo es esto posible? Con la adopción de un software adaptado a las necesidades de la organización, que permita resolver estas problematicas, además de lograr los siguientes beneficios:

  • Responder a los retos y requerimientos de los ciudadanos en tiempo real. 
  • Una base de datos sólida y organizada, almacenada en un sólo lugar y de fácil acceso para todos los miembros encargados en la institución.
  • Reducción de costes asociados a papelería, impresiones y fotocopias.
  • Reducción del uso de papel.
  • Reportes con indicadores precisos.
  • Eliminar cuellos de botella.

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ODHIN Visión y control de instituciones públicas

Para facilitar la gestión interna de instituciones y organizaciones publicas, nace ODHIN.

Plataforma tecnológica diseñada para mejorar la gestión interna de instituciones públicas, permitiendo a los funcionarios públicos el control de la gestión documental, operativa y presupuestal.  

El sistema ODHIN, está basado en tecnologías web, 100% "Responsive", lo que permite ser utilizado desde cualquier dispositivo conectado a internet, bien sea un Smartphone, Tablet o computadora personal.

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El sistema se vincula de forma automática con el directorio activo de usuarios de la institución, de esta forma hereda los privilegios de seguridad y acceso al sistema definidos en este directorio.  

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La plataforma de gestión documental ODHIN está basada en Alfresco, la plataforma líder a nivel mundial para la automatización de la gestión documental. 

 

El sistema ODHIN cumple con las 5 claves que se necesitan para optimizar la Gestión documental, la Administración publica y el control de obras, conoce más ingresando tus datos en el formulario:

 

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Gestión de Incidencias
:

Permite la recepción de documentos y dar seguimiento a las quejas/reclamos/atención ciudadana e incidencias técnicas que se generan en toda institución, organización o empresa.

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Administración y seguridad de la plataforma: 

Permite configurar los datos de la empresa. Administrar los roles, unidades administrativas y usuarios, así como la asignación de los permisos a los usuarios.

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Seguimiento y control: 

Permite la gestión y seguimiento del Plan Operativo Anual (POA) de una institución así como del presupuesto asignado para el cumplimiento de las mismas por parte de las diferentes áreas o unidades administrativas.

 

 

Módulos de la plataforma de información ODHIN:

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Gestión documental:

 

Permite crear hojas de ruta asociadas a documentos que son recibidos por la organización, así como asignar las mismas a las unidades administrativas correspondientes para dar solución al trámite que genera la hoja de ruta.

 

Además, el módulo permite guardar documentos en el sistema de gestión documental y actualizar los mismos en casos de que sea necesario. Los documentos creados y las hojas de ruta tienen un código único que permite identificarlo. También, el módulo permite llevar la gestión del despacho de documentos, asociados o no a las hojas de ruta.

 

 

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Gestión de financiamiento:

 

Es el encargado de las actividades de configuración, planificación, ejecución y seguimiento de los financiamientos de la organización.

 

 

 

Para conocer más del Sistema de gestión documental ODHIN, para el control de la gestión  de instituciones, organizaciones y proyectos públicos, descarga el Brochure haciendo clic en el botón:

Descargar Brochure de Odhin plataforma de gestión documental para entes públicos

 

Caso de Estudio

En la actualidad, la implementación del sistema ODHIN, ha permitido al Metro de Quito, reducir costos y tiempos de ejecución, logrando la madurez de sus procesos de forma constante. 

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Plataforma de gestión documental ODHIN

Que debes tener en cuenta para el Desarrollo de Software de tu empresa

Dentro del proceso de desarrollo de software debes de tener en cuenta ciertos aspectos, tales como su relevancia de acuerdo a las necesidades de tu empresa,  así como aquellos factores que serán de gran ayuda para que el proyecto de desarrollo sea exitoso. Pero ¿qué se entiende por desarrollo de software? De manera sencilla podemos decir que es el proceso colectivo involucrado en la creación de programas de software, que incorpora todas las etapas a lo largo del ciclo de vida de desarrollo de sistemas.

 

 

desarrollo de software

CMMI DEV/2

Una organización que cuente con una gran madurez, así como con altas capacidades, de seguro afrontará las situaciones inesperadas y de estrés con calma, lo que sin duda les permitirá reaccionar, hacer cambios y seguir adelante.

El sistema de gestión documental ODHIN, fue desarrollado cumpliendo con CMMI DEV/2.

  




 

CMMI DEB / 2 MEGAPRACTICAL